Dans un monde du travail en constante évolution, les réunions se multiplient, au point parfois de perdre en efficacité et en impact en devenant des marathons sans fin, plus subis qu’appréciés. Pour beaucoup de collaborateurs, elles deviennent un passage obligé, souvent subi, plutôt qu’un véritable espace d’échange, de réflexion et de décision. Mais bonne nouvelle :il existe des moyens simples (et efficaces !) pour transformer ces moments collectifs en vrais temps forts. Parmi eux, les rituels d’inclusion et de déclusion, souvent négligés ou considérés comme accessoires, sont en réalité des outils puissants pour renforcer la cohésion d’équipe, favoriser l’engagement et améliorer la qualité des échanges, y compris (et surtout) dans le cadre de réunions hybrides ou à distance.

Inclusion et déclusion : de quoi parle-t-on exactement ?

Une séquence d’inclusion, en début de réunion, vise à plonger mentalement les participants dans les sujets abordés. C’est un peu comme l’échauffement avant le sport. Il s’agit de créer une transition entre l’activité précédente et la réunion en cours, de favoriser l’écoute et la participation active, et de faire en sorte que chacun se sente légitime et utile dans le groupe. Cela peut prendre la forme d’un tour de table, d’une question brise-glace ou d’un temps d’expression libre selon le contexte. L’inclusion suffit à réveiller les esprits et à inviter chacun à être présent, ici et maintenant.

À l’inverse, une séquence de déclusion clôture la réunion de manière intentionnelle. Elle invite les participants à exprimer un ressenti, partager une conclusion personnelle ou simplement marquer la fin de la réunion. Elle permet aussi d’assurer une meilleure mémorisation, un passage à l’action plus fluide, et de limiter les frustrations ou les malentendus. Une façon de sortir de la réunion la tête claire, plutôt qu’avec un « bon, on s’est dit quoi déjà ? ».

Pourquoi ces rituels sont-ils particulièrement utiles dans les réunions à distance ?

Le télétravail accentue certains phénomènes : désengagement progressif, multitâche, fatigue cognitive, isolement, sentiment d’invisibilité... Les séquences d’inclusion et de déclusion ne sont donc plus des options« sympas », elles deviennent essentielles pour recréer de la connexion humaine et de la présence collective. Elles permettent de maintenir la qualité des échanges et la cohésion du groupe.

  • En début de réunion, une inclusion bien menée permet de compenser l’absence de signaux non verbaux et d’ambiance de     salle. Elle recrée ce petit moment d’accueil comme en présentiel, instaure un climat d’écoute et recentre l’attention.

Une inclusion bien menée aide chaque participant à se recentrer, à s’exprimer et à se sentir pleinement légitime dans le collectif.

  • En fin de réunion, une déclusion soigneusement animée évite les départs à la volée, les caméras qui s’éteignent     brutalement, et les frustrations laissées sous silence.

La déclusion offre un temps de synthèse, d’expression personnelle et d’engagement.

Ces temps rituels agissent comme des points d’ancrage pour renforcer la connexion humaine et l’efficacité du travail collaboratif. On se connecte (aux autres et à soi),on rythme la réunion et on en sort avec une sensation de clarté. Que demander de plus ?

Quels bénéfices concrets pour les équipes et les organisations ?

  1. Meilleure qualité des échanges : Lorsque chacun se sent légitime, accueilli et en sécurité psychologique, la prise de parole devient plus fluide, plus sincère, plus constructive. On ose plus facilement parler… et pas juste pour dire "je suis d’accord".
  2. Renforcement de la cohésion : Ces rituels renforcent le sentiment d’appartenance, en valorisant la présence de chacun et en instaurant des rituels de vie collective, même à travers un écran.
  3. Réduction de la fatigue « réunionnite » : L’inclusion et la déclusion permettent de rythmer la réunion, de redonner de l’énergie et de créer une dynamique plus vivante, même dans des formats longs. Ces petites pauses mentales au début et à la fin aèrent l’esprit et dynamisent les échanges.
  4. Ancrage et passage à l’action : Une déclusion bien conçue facilite la mémorisation des décisions, l’identification des prochaines étapes et l’engagement individuel. On quitte la réunion avec des idées claires et des engagements concrets. Et pas juste avec une to do floue griffonnée à la va-vite.

Comment les mettre en place concrètement dans vos réunions ?

Côté inclusion : quelques exemples simples et efficaces

  • Question d’ouverture : "Avec quelle météo intérieure arrivez-vous aujourd’hui ?" ou "Quel mot résume votre état d’esprit du moment ?"
  • Tour d’atterrissage : Chacun partage en une phrase son intention pour la réunion ou ce qu’il attend de ce moment.
  • Mini icebreaker (1 min) : "Quel est votre rituel matinal préféré ?", "Thé ou café ce matin ?", "Quel emoji représenterait votre     humeur ?"

À distance, ces questions peuvent être posées à l’oral, mais aussi dans le chat ou via un outil interactif.

Côté déclusion : pour finir autrement que par "OK, c’est bon pour tout le monde ?"

  • Tour de clôture : Un mot pour résumer ce que vous retenez / ressentez / emmenez de cette réunion.
  • Temps d’engagement : Quelle est votre prochaine action ? À quoi vous engagez-vous concrètement ?
  • Check-out créatif : "Si cette réunion était un film, ce serait… ?" ou "Quel hashtag résume cette réunion ?"

Les clés de réussite pour animer ces rituels, même dans des équipes sceptiques

  1. Expliquer le pourquoi : En contextualisant la démarche, on lève les résistances. Ex. : « On va tester un petit rituel pour mieux se connecter, vous me dites ce que vous en pensez ? »
  2. Donner le ton par l’exemplarité : L’animateur commence en partageant sa réponse, ce qui crée un effet d’entraînement.
  3. Rester simple et rapide : Une inclusion efficace ne prend que 3 à 5 minutes. Inutile de chercher la performance créative à tout prix.
  4. Adapter au niveau d’intimité du groupe : Plus le groupe est nouveau ou hétérogène, plus on choisit des questions accessibles et légères.
  5. S’autoriser à ritualiser : En installant une habitude (ex. : une question d’inclusion récurrente chaque semaine), on crée des repères qui favorisent la confiance. Et puis, ça devient un petit rituel sympa attendu par le groupe !

Inclusion et déclusion : des leviers simples, mais puissants

Dans un monde du travail où l’attention est fragmentée, les liens distendus et les temps collectifs souvent survolés, les rituels d’inclusion et de déclusion permettent de remettre de l’intention, de l’humain et de la profondeur dans nos réunions. Ils ne nécessitent ni budget, ni outils complexes, simplement un peu de temps, d’attention… et la conviction que derrière chaque case dans un agenda, il y a des personnes qui méritent d’être vues, entendues et reconnues.

Et si, dès la prochaine réunion, vous testiez une inclusion pour voir l’effet ? Vous pourriez être surpris du résultat.

Je m’appelle Candice Lhomme et je suis responsable marketing digital chez SPART depuis avril 2024.

Passionnée de gymnastique artistique et de sport en général, je suis aussi une grande amatrice de couchers de soleil, de bonne cuisine et de voyages.

À travers mes articles, j’espère vous transmettre un peu de ma bonne humeur et de mes passions. Prêt(e) à découvrir des idées simples pour se sentir mieux au quotidien ?